一、首先要有暢通的信息渠道，以達到供需平衡
信息，是相互溝通的最快渠道。作為機械設備租賃管理單位，要想管好設備，必須保持信息暢通。注冊并登錄機械設備租賃信息網(wǎng)，以建立多方聯(lián)系機械設備信息溝通平臺，隨時了解掌握設備市場供需資源、搜集設備管理信息、機械租賃信息、價格信息、司駕人員信息等，依據(jù)信息，分析對比設備經(jīng)濟價值，就近調撥設備，減少設備上、下場調遷費，以降低成本。同時調節(jié)、制定合理的租賃機械單價，合理價格是設備能否成功租賃的關鍵，不能因價格過高引起設備閑置，價格過低造成不必要的虧損現(xiàn)象。
二、要有科學的管理制度
沒有規(guī)矩，不成方圓。機械設備的管理是一個系統(tǒng)工程，在市場經(jīng)濟條件下，建立和完善施工機械設備管理制度尤為重要。建立一整套完整的機械設備管理、使用、維修、保養(yǎng)、辦法及安全操作規(guī)程和相應的獎罰措施。
1、與機長簽訂《機長目標責任合同》和安全生產責任狀、優(yōu)質服務公約，并交納風險金，定期進行獎罰兌現(xiàn)，使機長明確責任，牢固樹立安全責任意識；
2、聯(lián)絡溝通，機械操作手與設備管理者隨時溝通設備的運轉情況，并能認真及時填寫司機手冊，以備設備管理人員隨時掌握設備的狀況及性能，出租方建立電話回訪制度，不定期與承租方溝通，以確保機械設備及司機的服務情況，在平時的租賃過程中誠信守諾，更好地為承租方服務；
3、建立維修、保養(yǎng)制度，公司成立以設備管理人員、修理工班長為主的設備檢查小組，對所租賃出去的設備進行定期檢查。檢查司機是否嚴格按操作規(guī)程操作，以“保養(yǎng)為主，養(yǎng)修并用”的管理方式，修理工和操作手依據(jù)承租方施工空隙，適當增加維修保養(yǎng)次數(shù)，避免設備帶故障操作，以延長設備的使用壽命。
三、加強機械設備租賃合同的簽訂工作
合同的洽談，是租賃設備成立的一個重要環(huán)節(jié)，在簽訂租賃合同之前，首先，要調查對方的合法代表身份，調查對方有無履行合同的能力、在建工程概況、資金支付狀況，對方在建工程履約情況，針對合同的主要條款：租賃設備的名稱、租期、預付款、合同租金的支付方式，單價、上下場費用承擔方式、司機工資、修理費承擔責任、雙方的責任及義務等，要詞語嚴密，在合同中絕不能有漏項，否則，將給合同的履行造成不必要的損失。
四、合同的履行階段
簽訂完租賃合同，雙方應誠信守諾，全面履行各自責任和義務。作為出租方，按合同約定期限內，向承租方及時提供機況良好的機械設備和優(yōu)質的服務，加強對司機的監(jiān)督管理，嚴格要求操作人員服從承租方的現(xiàn)場指揮、遵守各項規(guī)章制度和在租期內，按操作規(guī)程操作。在滿足合同要求，不影響設備使用壽命前提下，盡最大努力為承租方做好優(yōu)質服務，加強與承租方溝通，控制現(xiàn)場成本，同時為租賃雙方帶來更多的經(jīng)濟效益。
作為承租方，在租期內，確保向出租方提供安全的作業(yè)施工環(huán)境和正確使用所租機械設備，按合同約定的時間、方式、足額支付租金、結算和其他業(yè)務等，以確保合同正常履行。
五、要有高素質的設備管理人員
對租賃機械設備的租賃期間的跟蹤管理、維修、檢查，使設備始終處于被管理中，作為管理的主角，人更為重要。
1、設備管理人員。首先要有較高的素質，掌握豐富的機械設備管理知識，對機械設備的調配心中有數(shù)，能隨時掌握設備的動態(tài)；
2、操作人員。要實行競聘上崗，選擇有責任心、業(yè)務素質高、會操作、懂保養(yǎng)的人員作為機長，能時刻以安全操作規(guī)程認真操作，愛惜機械設備，能嚴密掌握設備的運行狀況。
六、做好機械設備的維修保養(yǎng)工作
設備的維修、保養(yǎng)是保證設備的經(jīng)常完好，提高設備完好率和利用率，保證和恢復機械性能的關鍵，對于租賃的機械設備，依據(jù)租期長短，同承租方協(xié)商，制定維修保養(yǎng)計劃，并嚴格按計劃執(zhí)行，以防拼設備、帶故障操作等造成不必要的損失。
冬季停工時，是保養(yǎng)設備，恢復性能的最佳時機，依據(jù)保養(yǎng)修理計劃，統(tǒng)一安排，修舊利廢，能利用則利用配件，節(jié)約成本，恢復機械性能。
七、強化成本管理及時結算
對于租賃機械設備，實行單機單車核算，與機長工資掛鉤，每月定期收集當月消耗材料、油料及現(xiàn)場零星開支等成本及完成工程量收入數(shù)據(jù)，實時進行分析對比，找出與同類型機械設備實際、計劃成本差異，定期考核兌現(xiàn)，節(jié)獎超罰。
及時結算和回收租金對租賃設備來說是很重要的。如承租方到期不及時結算支付租金，則出租方應按合同采取停機或調回機械設備等措施，防止租金不能及時回收而造成不必要的損失。