情況說明格式包括標(biāo)題、稱謂、主體內(nèi)容、落款、日期。標(biāo)題要表示出是什么類型的情況說明。主體部分就是要說明事情的來龍去脈了，一定要用簡明扼要的語句來呈現(xiàn)。落款就是提交人。最后寫上情況說明的具體年月日。

情況說明是指用簡明扼要的語言，把事情的來龍去脈恰如其分的表達(dá)出來。通常是由下屬跟上級說明情況。情況說明的標(biāo)準(zhǔn)格式，主要分五步。第一步，標(biāo)題稱呼，這個(gè)非常之重要，稱呼是誰是你要把這個(gè)情況向誰說明。

第二步就應(yīng)該直奔整體，不能拖泥帶水，把自己的情況全部講清楚，最好有時(shí)間或者關(guān)鍵人物。第三步就是總結(jié)第二段正文的內(nèi)類，讓讀者跟著你的思維走，不會(huì)看了半天不清楚你在說什么，想解釋說明什么。第四步必須有的，比如“特此說明”這個(gè)最常用。第五步最后一步也是關(guān)鍵的一步，自己的落款，一定要字跡清晰，下面還要注明時(shí)間。

情況說明書范文：

個(gè)人情況說明

XXX：

我已于2011年7月在天津師范大學(xué)順利畢業(yè)，并取得畢業(yè)證書。就讀期間辦理的學(xué)生證在畢業(yè)前已由天津師范大學(xué)統(tǒng)一收回，故現(xiàn)在只能提供畢業(yè)證復(fù)印件，無法再提供學(xué)生證原件。

特此說明

XXX 　　年 月 日